NHL Stenden Hogeschool profiteert van Telindus Managed Services

Uitdaging

Het ontzorgen van technisch beheer ten behoeve van innovatie

Oplossing

Een specialistische partner die meedenkt

Probleem

– Tekort aan resources en tijd voor 24×7 monitoring
– Garanderen continuïteit
– Snelle vernieuwingen
– Flexibiliteit

Resultaat

– Ontzorgen technisch beheer
– Professionalisering van de organisatie
– Betrouwbare en schaalbare infrastructuur
– Interne ontwikkeling medewerkers
– Slagkracht voor innovatie

Hoewel veel hogescholen nog terughoudend zijn met het buiten de deur plaatsen van hun IT-middelen, heeft de NHL Stenden Hogeschool enkele jaren geleden al de stap gemaakt naar managed services. Destijds heeft NHL Stenden Hogeschool na een Europese aanbesteding haar storage en computing uitbesteed aan Telindus. De storage en computing draaien sindsdien in een extern datacenter. Mede hierdoor heeft de organisatie een professionaliseringsslag gerealiseerd en hebbende technische beheerders meer een regierol gekregen. Inmiddels zorgt de duurzame samenwerking tussen Telindus en NHL Stenden Hogeschool ervoor dat Managed Services toegevoegde waarde biedt aan de organisatie.

Flexibel inspelen op ontwikkelingen

Bas Jong, manager ICT services bij NHL Stenden Hogeschool vertelt waarom zij destijds de stap naar managed services gemaakt hebben. “In totaal bestaat onze IT-organisatie uit 65 mensen, waarmee wij ongeveer 24.000 studenten en 2.000 medewerkers faciliteren, verdeeld over drie vestigingen. Omdat de eisen aan de infrastructuur zijn veranderd, IT moet het gewoon altijd doen, is het belangrijk dat de IT-omgeving 24×7 wordt gemonitord. Dit konden we ook zelf realiseren, maar dit kost tijd en resources, waardoor je andere dingen niet kunt doen.” Dat is zonde, want hogescholen staan pas aan het begin van de digitaliseringsgolf en dit vraagt de nodige flexibiliteit van de IT-organisatie. Om ervoor te zorgen dat ontwikkeling en vernieuwing niet stil komen te staan, heeft NHL Stenden Hogeschool ervoor gekozen om de storage en computing uit te besteden. Dit was onderdeel van het aanwezige informatie beleidsplan, waarin één van de doelstellingen is dat IT klaar is voor snelle opeenvolging van veranderingen en de toekomst. Een flexibele infrastructuur, zonder extreem hoge kosten. Om dit te realiseren wilde NHL Stenden Hogeschool zich niet langer bezig houden met hardware, maar dit overlaten aan externen die dit net zo goed of zelfs beter kunnen doen. Bas Jong: “Telindus heeft goed naar ons geluisterd en sluit altijd naadloos aan op de wensen van NHL Stenden Hogeschool.”

Interne professionaliseringsslag

“De keuze voor managed services heeft direct een professionaliseringsslag teweeg gebracht”, vervolgt Jong. “Doordat je gedwongen wordt om na te denken over interne processen, wensen en eisen, zie je zaken die anders misschien niet aan het licht gekomen waren in de waan van alledag. We hebben er bewust voor gekozen om het technisch beheer te ontzorgen. Bij drukte valt het monitoren van de eigen omgeving als eerste af, terwijl het wel een essentieel onderdeel is om de continuïteit te garanderen. Nu er 24×7 gemonitord wordt, zien we in de rapportage bijvoorbeeld ook zaken die onder water gebeuren en die we voorheen gemist zouden hebben. Bij de keuze voor een partner hebben we naast de kwaliteit van de monitoring ook gelet op de backups, veiligheid, schaalbaarheid en flexibiliteit van de dienstverlener.”

Met het uitbesteden van het technisch beheer hebben we ook een ontwikkeltraject doorlopen. “Waar de technische beheerders voorheen alles zelf deden, hebben zij nu meer een regierol gekregen”, licht Jong toe. “Bij vragen uit de organisatie stemt de technisch beheerder nu met Telindus af wat er klaargezet moet worden. Meer plannen, minder ad hoc werkzaamheden. Daarnaast hebben we bijvoorbeeld ook een IT-architect en Service Manager aangesteld om sneller en efficiënter met infrastructuurveranderingen om te kunnen gaan en om de samenwerking te coördineren. Ruimte die we onder meer gekregen hebben, doordat we het technisch beheer ontzorgd hebben. Dit zorgt ervoor dat wij meer tijd hebben voor de vraag vanuit de organisatie.”

Versterkte synergie

Om het werken met managed services te laten slagen, is het belangrijk om een partnership te hebben met de dienstverlener. Het is geen harde zakelijke outsourcing waarbij men elkaar soms om de oren slaat met SLA’s, maar een samenwerking waarvan beide partijen beter kunnen worden. Naast rapportages vindt er regelmatig overleg tussen de twee partijen plaats. Op operationeel niveau, maar ook strategisch overleg: wat levert de samenwerking op? Hierbij is het belangrijk om steeds vooruit te kijken. Door de jaren heen is de samenwerking tussen Telindus en NHL Stenden Hogeschool gegroeid. Bas Jong: “Ik ben ervan overtuigd dat de synergie tussen beide partijen in de loop der tijd versterkt is. SLA’s zijn nooit onderwerp van discussie geweest. In mijn optiek moet je elkaar altijd kunnen vinden en met elkaar in gesprek gaan. Telindus handelt altijd proactief en reikt oplossingen aan voor zaken waar wij tegenaan lopen. Wij zijn erg blij met het luisterende oor van Telindus en de geboden diensten. Door het uitbesteden van specifieke taken aan een partij met veel ervaring, houden wij meer tijd over en kunnen we ons richten op het toevoegen van waarde binnen de organisatie.”

referentie NHL